Privacy Policy

1. Wie zijn wij?

Smile Boutique is een Belgische praktijk gespecialiseerd in esthetische tandheelkunde. U kunt via onze website informatie raadplegen, een afspraak maken, een prijsaanvraag doen of contact met ons opnemen.

Contactgegevens:

• Naam: Smile Boutique

• Website: www.smileboutique.be

• E-mailadres: info@smileboutique.be

• Vestigingsadres: Park Villers 1/5, 3500 Hasselt

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

2.1. Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics om statistieken over het gebruik van onze website te verzamelen. Dit helpt ons bij het verbeteren van de gebruikservaring.

Verzamelde gegevens:

• Geanonimiseerd IP-adres

• Gebruikte browser en apparaat

• Bezochte pagina’s

• Sessieduur en klikgedrag

Doel: Analyse en optimalisatie van de website.
Grondslag: Gerechtvaardigd belang (website optimalisatie).
Bewaartermijn: Maximaal 26 maanden.

Wij hebben IP-anonimisering geactiveerd en delen geen gegevens met andere Google-diensten.

2.2. Contactformulier

Via het contactformulier op de website kunt u ons vragen stellen of informatie aanvragen.

Verzamelde gegevens:

• Naam

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Uw bericht

Doel: Beantwoorden van uw vraag of verzoek.
Grondslag: Toestemming.
Bewaartermijn: Maximaal 1 jaar na afhandeling van het contact.

2.3. Afspraak maken via Google Calendar Plugin

Op onze website kunt u rechtstreeks een afspraak boeken via een geïntegreerde Google Calendar-plug-in.

Verzamelde gegevens:

• Naam

• E-mailadres

• Datum en tijd van afspraak

Doel: Inplannen en beheren van afspraken.
Grondslag: Uitvoering van een overeenkomst.
Bewaartermijn: Tot 3 jaar na de afspraak of zoals vereist door beroepsregels.

2.4. Prijsaanvraag via externe iframe

Wij gebruiken een iframe van een externe aanbieder voor het aanvragen van prijsindicaties.

Verzamelde gegevens:

• Ingevuld via de externe tool (bijv. naam, e-mail, behandelingsvoorkeur)

Doel: Verstrekken van een gerichte prijsindicatie.
Grondslag: Toestemming.

Let op: Deze gegevens worden rechtstreeks verwerkt door een derde partij. Controleer hun privacyverklaring voor meer informatie over hoe zij uw gegevens verwerken.

2.5 Intakeformulier via website (Tally)

Wanneer u via ons online intakeformulier (bijv. via Tally) een afspraak aanvraagt, kunnen wij de volgende aanvullende persoonsgegevens verzamelen:

• Uw reden van interesse in Invisalign (esthetiek, beet/functionaliteit of beide)

• Uw voorkeursdag en -tijdstip voor de afspraak

• Een door u geüploade foto/selfie van uw glimlach (optioneel)

• Overige opmerkingen of extra informatie die u zelf invult

Doel van deze verwerking
De opgegeven gegevens worden gebruikt om uw intake-aanvraag te verwerken, een eerste inschatting te maken van de behandelopties (o.a. op basis van uw foto indien u die heeft meegestuurd), uw voorkeuren in kaart te brengen en contact met u op te nemen om de afspraak te bevestigen of verder in te plannen.

Rechtsgrond
Voor dit formulier is de rechtsgrond toestemming, die u verstrekt door het formulier in te vullen en de upload of foto-optie te gebruiken. Indien u later besluit tot behandeling, geldt ook de rechtsgrond van de uitvoering van een overeenkomst.

Bewaartermijnen
De gegevens uit het intakeformulier bewaren wij maximaal 12 maanden indien u geen patiënt wordt. Foto’s/selfies die u heeft geüpload, worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn voor het doel van de intake, uiterlijk binnen 12 maanden wanneer er geen vervolgbehandeling komt.

3. Delen van persoonsgegevens met derden

Uw persoonsgegevens worden niet verkocht of commercieel gedeeld. Wij geven uw gegevens enkel door aan derden indien:

• Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening (bv. via Google Calendar of iframe);

• Wij wettelijk verplicht zijn om dit te doen;

• U hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven.

3.1 Delen van persoonsgegevens met derden (uitbreiding)

Wij maken gebruik van Tally als formulierplatform voor het intakeformulier. De gegevens en uploads die via Tally worden ingezameld, worden verwerkt via de servers van Tally. U kunt de privacyverklaring van Tally (third party) raadplegen voor meer details over hoe zij omgaan met gegevensprivacy.

Daarnaast delen wij persoonsgegevens met onze hostingprovider, e-maildiensten, en – indien u hiervoor toestemming geeft – met markeringstechnologie of CRM-systemen voor opvolging van leads.

4. Cookies

Wij gebruiken functionele en analytische cookies. Analytische cookies (zoals Google Analytics) helpen ons het websitegebruik te analyseren. Bij uw eerste bezoek vragen wij uw toestemming via een cookiebanner.

5. Uw rechten (onder de GDPR/AVG)

U heeft als betrokkene het recht om:

• Inzage te vragen in uw persoonsgegevens

• Uw gegevens te laten verbeteren of verwijderen

• Bezwaar te maken tegen de verwerking

• Uw toestemming in te trekken

• Gegevens over te dragen (dataportabiliteit)

U kunt een verzoek richten aan info@smileboutique.be. U ontvangt binnen 30 dagen antwoord.

Indien u vindt dat uw gegevens onrechtmatig verwerkt worden, kunt u klacht indienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

6. Beveiliging

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang en misbruik.

7. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is steeds beschikbaar op www.smileboutique.be.

📩 Vragen?
Voor vragen over uw privacy kunt u ons steeds bereiken via:
info[at]smileboutique.be